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1- Qu’est-ce que la Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE) ?

Lorsqu’un employeur recrute un salarié, celui-ci doit réaliser la déclaration préalable à l’embauche (DPAE).

Cette déclaration permet d’informer certains organismes sociaux du recrutement effectué. Les organismes concernés sont :

• L’URSSAF (l’union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales) : pour le régime général de la sécurité sociale ;
• ou la MSA (mutualité sociale agricole) : pour le régime social agricole.

La DPAE permet de réaliser l’ensemble des formalités déclaratives liées à l’embauche d’un salarié auprès des organismes sociaux. Cette déclaration constitue également ainsi d’un moyen de preuve de la date réelle de l’embauche auprès des services de contrôle comme l’inspection du travail.

2- A quoi sert la DPAE ?

La DPAE a remplacé l’ancienne DUE (déclaration unique d’embauche). Elle doit être effectuée pour les 4 raisons suivantes :

• la DPAE entraîne l’ouverture des droits sociaux aux salariés : retraite, maladie, AT/MP, maternité/paternité, chômage etc ;
• la DAPE permet de couvrir l’entreprise en cas d’accident du travail du salarié : dans le cas inverse, les frais peuvent être très élevés,
• Déclarer ses salariés autorise l’employeur à prétendre aux droits à exonérations de cotisations sociales : comme la réduction générale de cotisation ou l’abattement BTP ;
• Déclarer ses salariés permet d’éviter d’être sanctionné pour travail dissimulé : en l’absence de déclaration des salariés (et donc de paiement des cotisations sociales), en cas de contrôle, ce travail peut être qualifié de travail dissimulé (aussi appelé travail illégal ou au noir). Les sanctions peuvent-être très lourdes.

3- Quelles sont les 6 formalités liées à l’embauche réalisée via la DPAE ?

En effectuant votre DPAE après de l‘URSSAF ou de la MSA, vous réalisez 6 formalités liées à l’embauche en une seule fois et auprès d’un interlocuteur unique :

• votre immatriculation en tant qu’employeur au régime général de la sécurité sociale (URSSAF) ou au régime social agricole( MSA) lors de la première embauche : la première DPAE déclenche l’ouverture de votre compte employeur;
• l’immatriculation de votre salarié auprès de la sécurité sociale ;
• votre affiliation en tant qu’employeur auprès du régime d’assurance chômage ;
• la demande d’adhésion à un service médical du travail (SST) ;
• ainsi que la demande pour la visite d'information et de prévention (Vip) de votre salarié nouvellement embauché ;

La DPAE permet aux organismes sociaux de disposer de la liste des salariés embauchés en vue des déclarations sociales.

4- Pour quelles embauches doit-on faire une DPAE ?

L’employeur est tenu de réaliser une Déclaration préalable à l’embauche pour toutes les embauches du régime général de la sécurité sociale et du régime social agricole, quelques soient :

• la forme juridique de l’entreprise ;
• son secteur d’activité ;
• l’effectif de l’entreprise : la DPAE doit être réalisée dès l’embauche du premier salarié ;
• ou encore le type contrat de travail du salarié (CDI, CDD, temps plein ou temps partiel).

Cas particuliers :

• Particulier-employeur : les particulier-employeurs doivent réaliser une DPAE s’ils embauchent des salariés en vue de réaliser certaines activités particulières, à savoir : des travaux de construction ; réfection ou d’aménagement d’immeubles ; installation ou de dépannage d’équipements domestiques ou secrétariat particulier ;
• Entreprise de travail temporaire : les entreprises de travail temporaire (ou agences d’intérim) doivent réaliser une DPAE aussi bien pour leur personnel permanent que pour les travailleurs mis à disposition d’une entreprise utilisatrice. La déclaration préalable à l‘embauche doit être réalisée par l’entreprise de travail temporaire avant chaque nouvelle mission, au moment de la prévision d’embauche du salarié.
• Les associations : les associations doivent obligatoirement réaliser une DPAE, dans les conditions suivantes :
• une association à but non lucratif : la DPAE est obligatoire pour l’embauche du personnel salarié ;
• une association intermédiaire : l’objectif de ces associations est de faciliter la réinsertion professionnelle de personnes sans emploi en les mettant à disposition d’entreprises. La DPAE est obligatoire pour l’embauche de ces personnes ;
• une association de services aux personnes : ces associations placent des travailleurs auprès de personnes physiques. La DPAE est obligatoire pour l’embauche de ces personnes mises à disposition.

5- Quelles sont les dispenses de DPAE ? 

Certaines catégories de personnel sont exonérées de DPAE :

• Stagiaire : les stagiaires n’ont pas la qualité de salarié. A ce titre, l’employeur n’a pas à transmettre de DPAE aux organismes sociaux. L’employeur est toutefois tenu de mentionner au registre unique du personnel les noms et prénoms des stagiaires accueillis, et ceci dans l’ordre d’arrivée et dans une partie dédiée du registre.
• Bénévole : les associations doivent réaliser une DPAE pour leur personnel salarié. En revanche l’aide fournie par un bénévole ne donnant lieu à aucune contrepartie financière et à aucun lien de subordination de nature salariale, vous n’avez pas à réaliser de DPAE.  
• Volontaires du service civique : si l’association remplit les conditions d’agrément, celle-ci peut confier à des volontaires une mission d’intérêt général dans le cadre du service civique. Dans ce cadre, l’association conclut avec le volontaire, non pas un contrat de travail mais un contrat de collaboration qui n’est pas régi par le Code du travail.  A ce titre, l’employeur n’est pas tenu de réaliser une DPAE.